Pour qui ?
Conçu pour les organisations qui reçoivent des demandes et des documents physiques et souhaitent savoir qui a créé chaque enregistrement, à quel moment et où il se trouve dans le processus.
PRODUIT GALAKSITY
GalaksiDoc — Enregistrement et suivi numériques des documents.
Permet d’enregistrer numériquement les documents physiques remis à une organisation, de les suivre tout au long du processus et de les gérer via des utilisateurs autorisés.
CAS D’USAGE
Transformez les mouvements de documents physiquesen enregistrements numériques.
Quel problème résout-il ?
Les listes manuelles, la recherche de dossiers physiques et l’absence de visibilité sur l’étape d’un document entraînent des pertes de temps opérationnelles et compliquent le suivi.
Valeur opérationnelle
Améliore la traçabilité grâce aux QR codes, aux données utilisateur et horodatées, aux accès autorisés, à la recherche rapide et à une archive numérique centralisée.
Un processus traçable de l’enregistrement à l’archivage
Documents entrants et sortants, demandes, pétitions, dossiers physiques, correspondances officielles et contrats peuvent être intégrés par saisie manuelle, numérisation, import en masse, e-mail ou intégration. GalaksiDoc est conçu pour l’enregistrement et le suivi documentaire, et non pour la création de documents électroniques ou l’automatisation des workflows.
Recherche et mémoire institutionnelle
Recherche par nom, date, numéro de référence, type de document, QR code, statut et unité. La localisation du document dans une unité, auprès d’un utilisateur ou dans une zone d’archive peut être suivie avec son historique de mouvements et ses changements de statut.
FONCTIONNALITÉS CLÉS
Un processus numérique traçablede la réception à l’archivage.
Enregistrement numérique
Les documents sont numérisés avec les informations utilisateur et horodatées.
Suivi par QR code
Un QR code est généré pour chaque document et dossier ; il permet au propriétaire du document d’accéder aux informations d’enregistrement, y compris au contenu, ainsi qu’au statut actuel.
Accès autorisé
Les droits peuvent être définis par unité, type de document, enregistrement, consultation, modification et niveau d’approbation ; les consultations et modifications sont journalisées.
Recherche rapide
Recherche par nom, date, numéro de référence, type de document, QR code, statut et unité.
Archive numérique
Différents types de documents sont conservés dans une archive numérique centralisée et structurée.
Visibilité du processus
Les étapes d’enregistrement et de suivi deviennent visibles au sein de l’organisation.
RÉFÉRENCE TERRAIN
Ministère des Affaires étrangères de la RTCN
Tous les modules GalaksiDoc sont utilisés pour le suivi numérique des processus d’enregistrement documentaire et d’apostille de l’organisation.
QUESTIONS FRÉQUENTES
À savoir surl’enregistrement et le suivi documentaire.
Quels types de documents GalaksiDoc peut-il gérer ?
Il peut être utilisé pour enregistrer, suivre et archiver les documents entrants et sortants, demandes, pétitions, dossiers physiques, correspondances officielles et contrats.
GalaksiDoc gère-t-il les documents électroniques et les workflows ?
Non. GalaksiDoc se concentre sur l’enregistrement des documents dans le système, le suivi de leur localisation physique et numérique, le suivi de leur statut et leur archivage.
Comment les documents sont-ils intégrés au système ?
Ils peuvent être ajoutés par saisie manuelle, numérisation, import en masse, e-mail ou intégration avec d’autres systèmes. Les pièces jointes, documents numérisés et différents formats de fichier peuvent être conservés avec l’enregistrement.
Quelles informations peuvent être suivies avec le QR code ?
Un QR code est généré pour chaque document et dossier. Le propriétaire peut l’utiliser pour consulter les informations d’enregistrement, y compris le contenu du document, et suivre son statut actuel.
La localisation physique et l’historique des mouvements peuvent-ils être suivis ?
Oui. Le système indique dans quelle unité, auprès de quel utilisateur ou dans quelle zone d’archive se trouve le document, avec des statuts tels que reçu, en cours d’examen, terminé ou archivé. L’historique complet des mouvements est enregistré.
Comment sont gérés les droits utilisateurs et les journaux d’activité ?
Les droits peuvent être définis par unité, type de document, enregistrement, consultation, modification et niveau d’approbation. Le système journalise quel utilisateur a consulté ou modifié chaque document.
Quels champs peuvent être recherchés dans l’archive ?
La recherche est disponible par nom, date, numéro de référence, type de document, QR code, statut et unité. La recherche plein texte n’est pas prise en charge.
Une archive existante peut-elle être migrée et le produit adapté à l’organisation ?
Les archives physiques et numériques peuvent être migrées en masse. GalaksiDoc peut être déployé dans le cloud ou sur l’infrastructure de l’organisation et, si nécessaire, en marque blanche ; la formation des utilisateurs, la maintenance et des développements spécifiques peuvent également être proposés.
Comment se déroulent la démonstration et la mise en service ?
Après votre demande, l’équipe commerciale vous contacte pour évaluer les types de documents, l’archive existante et les besoins utilisateurs. L’analyse des besoins définit le périmètre de migration des données, de formation et de développements spécifiques.