Kimler için?
Fiziksel başvuru ve evrak teslim alan; kaydın kim tarafından, ne zaman oluşturulduğunu ve süreçteki durumunu izlemek isteyen kurumlar için geliştirilmiştir.
GALAKSITY ÜRÜNÜ
GalaksiDoc — Dijital evrak kaydı ve takibi.
Kurumlara teslim edilen fiziksel evrakların dijital olarak kaydedilmesini, süreç boyunca izlenmesini ve yetkili kullanıcılar tarafından yönetilmesini sağlar.
KULLANIM ALANI
Fiziksel evrakın hareketinidijital kayda dönüştürün.
Hangi sorunu çözer?
Manuel evrak listeleri, fiziksel dosya arama ve belgenin hangi aşamada olduğunun bilinmemesi operasyonel zaman kaybına ve takip güçlüğüne yol açar.
Operasyonel katkı
QR kod, kullanıcı ve zaman bilgisi, yetkili erişim, hızlı arama ve merkezi dijital arşiv ile evrak sürecinin izlenebilirliğini artırır.
Kayıttan arşive izlenebilir süreç
Gelen ve giden evrak, başvuru, dilekçe, fiziksel dosya, resmî yazışma ve sözleşmeler; manuel kayıt, tarama, toplu aktarım, e-posta veya entegrasyon yoluyla sisteme alınabilir. GalaksiDoc elektronik belge üretimi veya iş akışı otomasyonu değil, evrak kaydı ve takibi için geliştirilmiştir.
Arama ve kurumsal hafıza
İsim, tarih, referans numarası, evrak türü, QR kod, durum ve birim alanlarında arama yapılabilir. Evrakın hangi birimde, kullanıcıda veya arşiv bölümünde bulunduğu; hareket geçmişi ve durum değişiklikleriyle birlikte izlenebilir.
TEMEL ÖZELLİKLER
Evrakın tesliminden arşiveizlenebilir dijital süreç.
Dijital evrak kaydı
Belgeler kullanıcı ve zaman bilgisiyle birlikte taranarak dijital ortama alınır.
QR kod ile takip
Her evrak ve dosya için oluşturulan QR kod üzerinden evrak sahibi belge içeriği dahil kayıt bilgilerine ve güncel duruma erişebilir.
Yetkili erişim
Birim, evrak türü, kayıt, görüntüleme, düzenleme ve onay seviyelerinde yetki tanımlanabilir; görüntüleme ve değişiklik hareketleri kaydedilir.
Hızlı arama
İsim, tarih, referans numarası, evrak türü, QR kod, durum ve birim üzerinden arama yapılabilir.
Dijital arşiv
Farklı evrak türleri merkezi ve düzenli bir dijital arşiv yapısında tutulur.
Süreç görünürlüğü
Evrakın kayıt ve takip adımları kurum içinde izlenebilir hale gelir.
SAHA REFERANSI
KKTC Dışişleri Bakanlığı
GalaksiDoc’un tüm modülleri, kurumun evrak kayıt ve apostil süreçlerinin dijital takibinde kullanılmaktadır.
SIK SORULAN SORULAR
Evrak kayıt ve takip sürecihakkında merak edilenler.
GalaksiDoc hangi evrak türlerini yönetir?
Gelen ve giden evrak, başvuru, dilekçe, fiziksel dosya, resmî yazışma ve sözleşmelerin kaydı, takibi ve arşivlenmesi için kullanılabilir.
GalaksiDoc elektronik belge ve iş akışı yönetimi yapar mı?
Hayır. GalaksiDoc’un kapsamı evrakların sisteme kaydedilmesi, fiziksel ve dijital konumlarının izlenmesi, durumlarının takip edilmesi ve arşivlenmesidir.
Evraklar sisteme nasıl alınır?
Evraklar manuel kayıt, tarama, toplu aktarım, e-posta veya diğer sistemlerle entegrasyon yoluyla sisteme alınabilir. Ek dosyalar, taranmış belgeler ve farklı dosya formatları kayıtla birlikte saklanabilir.
QR kodla hangi bilgiler takip edilebilir?
Her evrak ve dosya için QR kod oluşturulur. Evrak sahibi QR kodu kullanarak belge içeriği dahil kayıt bilgilerini ve evrakın güncel durumunu takip edebilir.
Fiziksel konum ve hareket geçmişi izlenebilir mi?
Evet. Evrakın hangi birimde, kullanıcıda veya arşiv bölümünde olduğu; teslim alındı, incelemede, tamamlandı ve arşivlendi gibi durumlarıyla birlikte izlenebilir. Tüm hareket geçmişi kaydedilir.
Kullanıcı yetkileri ve işlem kayıtları nasıl yönetilir?
Yetkiler birim, evrak türü, kayıt, görüntüleme, düzenleme ve onay seviyelerinde tanımlanabilir. Hangi kullanıcının hangi evrakı görüntülediği veya değiştirdiği kayıt altına alınır.
Arşivde hangi alanlarda arama yapılabilir?
İsim, tarih, referans numarası, evrak türü, QR kod, durum ve birim alanlarında arama yapılabilir. Tam metin araması desteklenmez.
Mevcut arşiv aktarılabilir ve ürün kuruma uyarlanabilir mi?
Fiziksel ve dijital arşivler toplu olarak aktarılabilir. GalaksiDoc bulutta veya kurum ortamında, istenirse white-label olarak devreye alınabilir; kullanıcı eğitimi, bakım desteği ve müşteriye özel geliştirme sunulabilir.
Demo ve devreye alma süreci nasıl ilerler?
Talebinizin ardından satış ekibi iletişime geçerek evrak türlerinizi, mevcut arşivinizi ve kullanıcı ihtiyaçlarınızı değerlendirir. İhtiyaç analizi sonucunda veri aktarımı, eğitim ve müşteriye özel geliştirme kapsamı belirlenir.